Je laat medewerkers hun leidinggevende beoordelen met een omgekeerd functioneringsgesprek: één keer per jaar, met drie vragen, en echt anoniem. Dat laatste is het lastigste. Eerlijk zijn tegen hun leidinggevende durft bijna niemand, zeker niet op een kleine locatie waar je samen op de groep staat. Met deze vijf stappen lukt het wel.
Waarom zou je het functioneringsgesprek omdraaien?
Omdat je in het gewone functioneringsgesprek maar één kant hoort. Of iemand blijft, ligt vaker aan jou dan je denkt: hoe het rooster tot stand komt, of iemand gehoord wordt, of er ruimte is om te groeien. In een MTO vraag je hoe tevreden mensen zijn. In een omgekeerd functioneringsgesprek vraag je wat jij anders moet doen. Dat is een heel ander gesprek.
Welke drie vragen stel je?
- Wat doe ik dat jou helpt?
- Wat doe ik dat je werk lastiger maakt?
- Wat moet ik volgend jaar anders doen?
Niet meer. Elke extra vraag maakt de drempel hoger en de antwoorden korter.
Hoe maak je de beoordeling echt anoniem?
- Gebruik een online formulier, zoals Google Forms of Microsoft Forms. Zet het verzamelen van namen en e-mailadressen uit, en vraag niet naar groep of locatie als daar maar een paar mensen werken.
- Lees de antwoorden niet zelf als eerste. Laat een collega van een andere locatie, of AI, ze eerst herschrijven in neutrale taal. Dat voelt als een gemis, want je wilt de echte woorden lezen. Maar zolang jij de originelen leest, raad je wie wat schreef. En dat weet je team ook, dus dan schrijven ze niets.
- Lees pas als er minstens vijf antwoorden binnen zijn. Met minder is anoniem een illusie.
- Zeg vooraf wat je met de uitkomst doet. Wanneer je het terugkoppelt, en dat niemand ernaar gevraagd wordt wie wat schreef.
- Doe er binnen een maand iets mee. Vertel in het teamoverleg wat je hoorde en wat je gaat veranderen. Gebeurt er niets, dan vult volgend jaar niemand het nog in.
De AI-prompt die antwoorden onherkenbaar maakt
Plak de antwoorden, zonder namen, in ChatGPT, Gemini of Copilot met deze opdracht:
"Hieronder staan anonieme antwoorden van medewerkers over hun leidinggevende. Herschrijf elk antwoord in neutrale, korte zinnen. Behoud de inhoud en de toon (positief of kritisch), maar haal schrijfstijl, dialect, typfouten, namen, groepen, dagen en andere herkenbare details weg. Zet daarna de punten die vaker terugkomen bovenaan."
Je mist dus niets, behalve de naam.
Wat levert het je op?
Je hoort eindelijk wat niemand in een MTO durft op te schrijven. En je medewerkers merken dat hun mening iets verandert. Wie dat merkt, vertrekt niet stilletjes. Zo is een omgekeerd functioneringsgesprek een van de goedkoopste vormen van personeelsbehoud die er is.
